Gemäß § 15 Abs. 3 S. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt der Verantwortliche der betroffenen Person eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Bei elektronischer Antragstellung sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen – unter Wahrung des Datenschutzes versteht sich.
Wenn ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber also zur Herausgabe einer Kopie seiner verarbeiteten personenbezogenen Daten auffordert, muss der Arbeitgeber ihm diese auf eigene Kosten zur Verfügung stellen. Eine Kopie der Personalakte genügt dabei nicht, da auch in weiteren Dokumenten, wie z. B. E-Mails, Geschäftsbriefen, Protokollen von Meetings, Telefonlisten, Geburtstagslisten u.v.m. personenbezogene Daten – wie z. B. der Name des Arbeitnehmers oder Informationen über diesen – enthalten sein können.
Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat nun in einem Rechtsstreit zwischen einem Juristen der Rechtsabteilung und dem Automobilkonzern D. entschieden, dass D. dem Arbeitnehmer eine Kopie der „Leistungs- und Verhaltensdaten“ zur Verfügung stellen muss.
Was genau darunter zu verstehen ist, bleibt jedoch unklar, so dass weiterer Streit vorprogrammiert ist.
In der arbeits- und datenschutzrechtlichen Literatur wird nun befürchtet, dass das Recht auf Kopie durchaus zum „Golden Handshake“ i.S. eines hohen Abfindungsvergleichs bei Ausscheiden eines Arbeitnehmers ausgenutzt werden könnte.
Um diesem vorzubeugen, sollten sich Arbeitgeber ein – datenschutzrechtskonformes – Procedere überlegen, wie sie einem solchen Recht auf Kopie nachkommen können, um sich nicht erpressbar zu machen. Ohne Softwarelösungen wird dies nicht umsetzbar sein.
Das Recht auf Kopie steht übrigens nicht nur Arbeitnehmern zu, sondern jedem, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden, also z. B. auch Patienten, Lieferanten, etc.
Quelle: Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 20.12.2018, Az: 17 Sa 11/18